Exigences de conformité et d'archivage du système national polonais de facturation électronique (KSeF)

Le système national polonais de facturation électronique (KSeF) est obligatoire pour les marchés publics (B2G) depuis 2019 et sera déployé progressivement pour toutes les transactions interentreprises (B2B) à partir de février 2026. Chaque contribuable polonais doit émettre, soumettre et récupérer des factures électroniques juridiquement valides via le KSeF, en respectant des formats, des délais et des règles d'archivage spécifiques.

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Obligation de facturation électronique

La facturation électronique via la plateforme KSeF est obligatoire pour tous les contribuables polonais. Les factures B2G sont obligatoires depuis 2019. À compter du 1er février 2026, les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 200 millions de PLN devront utiliser KSeF pour leurs factures B2B ; cette obligation s'étendra à toutes les autres entreprises le 1er avril 2026 ; et à compter du 1er janvier 2027, les plus petites entreprises, celles dont le volume d'activité est faible (factures jusqu'à 450 PLN, ventes mensuelles ≤ 10 000 PLN), devront également s'y conformer.

Normes et plateforme

KSeF (Krajowy System e-Faktur) est la plateforme unique de dédouanement en Pologne. Toutes les factures nationales doivent être soumises au format national FA_VAT (basé sur la norme EN 16931) pour être dédouanées. Une fois approuvée, la facture peut être transmise à des destinataires hors KSeF, à condition que la confirmation de dédouanement y soit jointe.

Exigences d'archivage

Les factures légales – celles soumises à KSeF et validées par cette dernière – doivent être conservées pendant au moins cinq ans après la clôture de l’exercice. Bien que KSeF assure un archivage de base sur dix ans, il est fortement conseillé aux entreprises de mettre en œuvre leur propre solution d’archivage sécurisée afin de garantir l’intégrité et l’accessibilité de leurs données.

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